ترى شركة منصة ساهم المالية احتمالية حدوث تداخل، بصورة مباشرة أو غير مباشرة، بين المصالح الشخصية لـأعضاء مجلس الإدارة بالشركة أو غيرهم من العاملين في الشركة عند تعاملهم مع الشركة أو مع أصحاب المصالح الآخرين مما قد ينشأ معه تعارض في المصالح والتي يمكن أن تؤثر في أداء أعمالهم. بناءً على ذلك، تم صياغة سياسة التعامل مع حالات تعارض المصالح وصفقات الأطراف ذوي العلاقة، وذلك وفق نظام الشركات ولوائح هيئة السوق المالية ("الهيئة") وكافة الأنظمة والتعليمات ذات العلاقة.
يقصد بالكلمات والعبارات الواردة في هذه السياسة المعاني الموضحة أمامها ما لم يقتض النص خلاف ذلك:
الشركة أو ساهم: شركة منصة ساهم المالية
المنصة: منصة ساهم لتمويل المشاريع العقارية
السياسة: هذه السياسة الخاصة سياسة تنظيم تعارض المصالح
الهيئة: هيئة السوق المالية في المملكة العربية السعودية.
المطور العقاري: الشركة العقارية المطورة للمشاريع المدرجة مشاريعها في الصناديق العقارية المطروحة فرصها في المنصة.
المستثمر: الشخص الطبيعي المستمر في الفرص العقارية المطروحة في المنصة
تعارض المصالح: هي الحالات التي يكون أو يمكن أن يكون للشخص مصلحة أو علاقة مباشرة أو غير مباشرة في موضوع يكون محل نظر هذا الشخص لغرض اتخاذ قرار بشأنه؛ بحيث تمنع هذه المصلحة أو العلاقة، أو تؤدي إلى الاعتقاد بأنها حالت بينه وبين إبداء رأيه أو اتخاذ قراره باستقلال وحياد ودون مراعاة هذه المصلحة أو العلاقة.
الأشخاص المعنيين: مالكي الشركة ومجلس الإدارة وكبار التنفيذيين، والموظفين وأصحاب المصلحة الآخرين
الغرض من هذه السياسة هو بيان السياسات والإجراءات التي تنظم تعارض المصالح لكلٍ من مالكي الشركة ومجلس الإدارة وكبار التنفيذيين، والموظفين وأصحاب المصلحة الآخرين حسب ما تقتضيه الحاجة (ويشار إليهم جميعاً في هذه السياسة "بالأشخاص المعنيين"). كما تهدف هذه السياسة إلى مساعدة "الأشخاص المعنيين" للتعامل مع حالات التعارض وفقاً للمتطلبات القانونية والنظامية ووفقاً لأهداف المُساءلة والشفافية التي تطبقها الشركة في عملياتها.
ينشأ تعارض المصالح في الشركات عندما تتداخل المصالح الشخصية الخاصة للأشخاص بأي شكل من الأشكال مع المصالح العامة للشركة.
ساهم تُقِر وتحترم الواقع المتمثل في أن "الأشخاص المعنيين" لديهم مصالح شخصية وأن لهم الحق في المشاركة في مختلف الأنشطة على ألا يؤدي ذلك بأي شكل من الأشكال إلى تعارض مع المصالح العامة للشركة.
وفيما يلي أمثلة لحالات تعارض المصالح أو حالات يمكن أن ينشأ عنها تعارض المصالح:
تأتي هذي السياسة مكملة -لا أن تحل محل- التشريعات والأنظمة المعمول بها في المملكة العربية السعودية والتي تحكم حالات تعارض المصالح، بالإضافة إلى النظام الأساس للشركة، ولائحة حوكمة الشركات. لائحة صناديق الاستثمار العقاري، و لائحة صناديق الاستثمار، حيث تسري أحكام هذه السياسة على جميع الأطراف ذوي ومنهم على سبيل المثال لا الحصر:
يجب أن يتم إبلاغ مجلس الإدارة عن أي أنشطة عمل خارجية (مرتبطة بالعمل) يقوم بها أي مسؤول تنفيذي بالإدارة، ويجب أخذ موافقة من قبل المجلس عليها، وأن يتم الإفصاح عنها حسب الأنظمة والقوانين في هذا الخصوص. وفي حال أراد المسؤول التنفيذي أو الموظف القيام بهذا الأمر، عليه عرض الأمر على الرئيس التنفيذي للشركة لدراسة الأمر وتقييمه والتوصية بخصوصه لمجلس إدارة الشركة تمهيداً لإصدار القرار المناسب بشأنه. رابعاً: تعارض المصالح المرتبط بالمراجع الخارجي والداخلي والمستشارين:
تخضع كافة المعاملات والعقود التي تتم مع المطورين العقاريين والموردين والعملاء الآخرين للشركة لذات الشروط التي تخضع لها المعاملات التي تتم مع الغير من حيث التقييم وعدالة التنفيذ والإفصاح أو التبليغ.
إضافة إلى ما سبق ينبغي مراعاة حالات تعارض المصالح التالية لأعضاء مجلس الإدارة ولجان الشركة ومنسوبي الشركة والتعامل معها وفقاً لما يلي
1. الحفاظ على سرية المعلومات ذات الصلة بالشركة وأنشطتها وعدم إفشائها إلى أي شخص أو جهة. 2. لا يجوز لأعضاء مجلس الإدارة أن يفشوا ما وقفوا عليه من أسرار الشركة. ولا يجوز لهم استغلال ما يعلمون به بحكم عضويتهم في تحقيق مصلحة لهم أو لأحد أقاربهم أو للغير؛ وإلا وجب عزلهم ومطالبتهم بالتعويض.
يلتزم جميع أعضاء مجلس الإدارة ومنسوبي الشركة بالإفصاح والتبليغ فوراً عن مصالحهم الشخصية التالية:
يُعمل بهذه السياسة اعتباراً من تاريخ اعتمادها من قبل مجلس الإدارة، ويقوم المجلس بمراجعة هذه السياسية من فترة إلى أخرى وفقاً لما تقتضيه الحاجة، ولا تُعدَّل هذه السياسة إلا بموافقة المجلس.